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Pistes de réflexion pour professionnels RH et gestionnaires
Depuis le début de la semaine, plusieurs entreprises ont rouvert leurs portes et d’autres se préparent à accueillir de nouveau leurs employés suite aux fermetures imposées par le gouvernement québécois en raison de la crise du COVID-19.
Sachant que le niveau de stress augmente dans plusieurs entreprises, j’ai pensé vous présenter un petit aide-mémoire pour vous accompagner dans la préparation de votre plan relance. Ceci ne se veut pas un document exhaustif, mais plutôt des pistes de réflexion.
J’ai concentré mes idées sur deux grands thèmes, soit la santé et la sécurité au travail, et la communication.
N’hésitez pas à bonifier de vos idées en commentaires! Et que la force soit avec vous.
Volet Santé et sécurité au travail
1. Identifier les risques
L’habitude de fréquenter un endroit de façon quotidienne crée une sorte d’automatisme dans nos déplacements et dans nos gestes. Regarder votre entreprise avec les lunettes d’un nouveau venu afin de bien identifier les risques qui semblaient bénins avant la crise, mais qui peuvent avoir pris de l’ampleur avec les nouvelles règles d’hygiène et de salubrité auxquelles nous devons nous conformer. Requestionner tout, vous serez certain de ne rien oublier.
2. Distanciation sociale (respect du 2 mètres)
Est-ce possible dans votre environnement de travail?
Aurez-vous à déplacer des meubles ou des cloisons?
Comment le ferez-vous respecter par vos employés?
Est-ce nécessaire de faire des marques au sol?
Avez-vous besoin d’installer des panneaux de plexiglas lorsque le 2 mètres ne peut être respecté?
3. Équipement de protections individuelles
Qu’est-ce que vous allez prioriser dans votre entreprise?
Qu’est-ce que vous allez exiger pour vos employés?
En avez-vous assez pour tout le monde?
Qui sont vos fournisseurs? Sont-ils capables de vous fournir à temps et en grande quantité?
Pouvez-vous fabriquer ces équipements de protection vous-même?
4. Désinfection intensive
La fréquence de désinfection sera augmentée. Il faudra faire attention aux risques chimiques, à l’aération des pièces dans le cas d’une grande utilisation. On ne veut pas d’intoxication ou de lésions corporelles suite à une mauvaise utilisation des produits.
Avez-vous pensé aux endroits suivants :
Cuisine / micro-ondes
Aires de pause / aires communes
Photocopieurs
Ascenseurs (respect du 2 mètres?)
Salle de bains
Qui sont vos fournisseurs de produits désinfectants?
Sont-ils capables de vous fournir les quantités nécessaires?
Avez-vous des réserves?
5. Poursuivre le télétravail
La majorité des entreprises ont dû s’adapter à la réalité du télétravail. Malgré la réouverture des places d’affaires, il est conseillé de poursuivre le télétravail avec les postes qui le permette. C’est la méthode de distanciation sociale la plus efficace!
6. Quoi faire si des employés refusent de revenir au travail?
Certains employés auront peur de contracter le virus en retournant sur les lieux de travail, d’autres ont une santé fragile ou cohabite avec des gens plus vulnérables. Ceux-ci voudront peut-être exercer le droit de refus tel que décrit par la Loi sur la Santé et la Sécurité du travail.
Êtes-vous familier avec le droit de refus?
D’autres seront indisponibles dû au fait que leurs enfants ne retourneront pas à l’école ou à la garderie. Toutefois, l’absence du travail pour des raisons familiales n’est pas un droit de refus tel que défini par la Loi sur la Santé et la Sécurité du travail.
Êtes-vous prêt à accommoder ces travailleurs?
7. Et si un cas est déclaré dans votre entreprise?
Quelle est votre procédure si un cas de COVID-19 est déclaré dans votre entreprise ou si un employé vous déclare avoir été en contact avec une personne ayant été testée positive à la COVID-19?
- Diffuser votre procédure pour sécuriser vos employés et éviter la panique!
8. Besoins de formation
Est-ce que vos employés ont besoin de formation? Qui seront les formateurs?
Mesures de désinfection
Nouvelles méthodes de travail
Utilisation des équipements de protection individuelle
9. Réaménagement du travail
Avez-vous envisagé de créer un quart de soir ou de fin de semaine pour limiter le nombre d’employés sur le plancher sans nuire à la production?
Est-ce réaliste d’allonger les périodes d’accès aux bureaux pour limiter le nombre d’employés s’y retrouvant en même temps? Par exemple, permettre aux employés d’avoir accès au bureau plus tôt le matin, les soirs ou les fins de semaine.
Volet Communication
10. Garder contact
Est-ce que vous, ou un des membres de l’équipe de direction, a parlé aux employés depuis leur mise à pied temporaire?
Important de garder le lien, même avec ceux en télétravail.
Trouver des raisons pour parler à vos employés afin de maintenir le lien :
Identifier des objectifs et en faire le suivi
Poser des questions pour amorcer une discussion (travail / perso)
Donner de la rétroaction
Faire de la reconnaissance (contactez-nous pour recevoir votre défi 21 jours de Altrum)
Trouver un canal officiel (ex : slack, infolettre, etc.) pour les bons coups, les échanges non officiels, etc.
11. Diffusion de l'information
Vous aurez probablement de nouvelles méthodes de travail pour adapter vos quarts de travail à la nouvelle situation, ou de nouvelles politiques en raison de nouvelles normes à respecter. N’oubliez pas de les communiquer à tous ceux concernés :
Employés en télétravail
Employés contractuels et occasionnels
Employés absents temporairement (mise à pied, maladie, congé parental)
Vos fournisseurs
Vos sous-traitants
Vos clients
12. Transparence et constance
Soyez transparent et surtout constant dans votre communication. Vos employés et leurs familles ont besoin d’être rassurés et de voir que vous avez le contrôle de la situation. N’hésitez pas à communiquer toute l’information que vous avez. Même si vous croyez qu’un détail est sans intérêt, il peut faire toute la différence pour vos employés.
Varier vos médiums de communication pour un même message afin de rejoindre le plus de gens possible. (vidéo, texte informatif, pictogrammes, etc.)
Répéter, répéter, répéter!
13. Écoutez!
Vous prévoir du temps pour ÉCOUTER. Vos employés auront besoin de s’exprimer. Le confinement, les mises à pied temporaire, la peur du virus, le niveau de stress peut être élevé pour certains d’entre eux. Prenez le temps de les écouter.
14. Mes suggestions
Afin de permettre une relance efficace pour votre entreprise, je vous suggère de communiquer, vous ou un membre de l’équipe de direction, avec tous les employés concerner par la relance de vos activités. Ceci permettra de diminuer le stress et répondre aux questions. N’hésitez pas à mettre en place un canal officiel pour partager l’information.
Je vous suggère également de solliciter vos équipes pour de l’aide ou des suggestions. Vous pourriez mettre en place un comité de relance ou une équipe relance pour vous aider dans la diffusion de l’information, la mise en place de nouvelles méthodes de travail ou pour prendre le pouls de l’ambiance sur les quarts de travail. Identifier les leaders positifs et les influenceurs dans vos équipes.
Finalement, pour poursuivre votre réflexion et vous aider à finaliser votre plan de relance, je vous invite à regarder les 3 capsules vidéo faites par l’Escouade RH :
Comment aider ses employés en période de crise : Entrevue avec Samuel Alain de Psychologie Panorama
Reconnaissance et rétroaction positive : Entrevue avec Julie Lajoie de Altrum Reconnaissance
Santé et sécurité en temps de crise : Entrevue avec Marie-Eve Champagne de Nucléi Conseils
Peu importe les mesures que vous mettrez en place, gardez ces 3 mots d’ordre en tête :
Être rigoureux dans vos démarches
Être rassurant pour vos équipes
Avoir un plan et éviter toute improvisation
Et n’oubliez pas, ça va bien aller!
Sophie Tremblay, Escouade RH escouaderh@gmail.com www.escouaderh.com
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